Duidelijke taal

Hoeveel uren heb ik de afgelopen jaren niet besteed aan het lezen van gortdroge, onooglijke en bijzonder nietszeggende management rapportages. Van die ellelange documenten met rijen en rijen aan cijfers onder elkaar. Dat soort stukken maken zelfs de meest enthousiaste bestuurders onder ons murw, mijzelf inclusief. Vaak zie je dan de situatie ontstaan dat de afdeling financiën trouw periodiek deze rapportages blijft produceren, terwijl niemand meer de moeite neemt om deze echt te lezen. Met alle potentieel desastreuze gevolgen van dien. De managers en bestuurder varen hun koers op basis van ‘gevoel’ en proberen zo goed mogelijk alle obstakels in de mist te omzeilen.

Maak de werkelijkheid áchter de cijfers zichtbaar, wanneer je wilt dat trends en ontwikkelingen een basis vormen voor het strategische beleid.

Er komt echter altijd een moment dat dit varen als een schip in de mist niet langer geaccepteerd wordt. Soms worden er dan grote investeringen gedaan in nieuwe softwarepakketten om de benodigde informatie te verkrijgen in een vorm die wel geschikt is voor de bestuurder. In veel gevallen is dit echter niet nodig. De huidige systemen zijn vaak prima in staat om deze gegevens wél te rapporteren. Het zit hem eerder in de vorm van de rapportages dan in het niet voldoende functioneren van administratieve systemen.

Management Rapportage

Een goede management rapportage schrijven is een vaardigheid die helaas in veel gevallen nooit goed is aangeleerd. Natuurlijk, tijdens de opleiding hebben we keurig geleerd welke cijfers we wanneer moeten rapporteren en hoe we deze moeten controleren. Maar over de vorm waarin, de taalkundige en visuele onderbouwing, wordt nooit gedoceerd. En precies daarin zit hem de kneep.

Bestuurders en ondernemers hebben vaker niet dan wel een uitgebreide bedrijfseconomische opleiding genoten. Natuurlijk zijn ze prima in staat om een kwartaalrapportage te lezen, maar het zou veel tijd, energie en vooral frustratie schelen wanneer de management rapportage wordt geschreven in een taal die elke bestuurder, ondernemer of toezichthouder kan lezen. Ik gebruik hiervoor bijvoorbeeld erg veel visuele weergaves in mijn rapportages.

’Een beeld zegt meer dan duizend woorden’ is een uitdrukking die wel bekend is. Helaas wordt deze wijsheid nog altijd te weinig toegepast binnen management informatie rapportages.

Ook voor de meer uitgebreide en gedetailleerde rapporten, zoals meerjaren begroting, is het vaak een zeer behulpzame toevoeging om deze in één oogopslag weer te geven. Zo’n oogopslag moet dan wel een visuele weergave worden, want alle cijfers kunnen natuurlijk nooit zo compact worden samengeperst. 

De opkomst van infographics is een mooi voorbeeld hiervan. Ik persoonlijk word altijd weer enthousiast van hoe simpel en helder de financiële gegevens voor iedereen te maken zijn. Vooral binnen mijn werkzaamheden in de culturele branche kom ik veel creatieve beelddenkers tegen. Dit zijn mensen die vaak letterlijk afhaken bij lange rijen aan cijfers, maar een fantastisch scherp inzicht tonen wanneer de cijfers en ontwikkelingen visueel worden gemaakt.

Het invoeren van deze redelijke eenvoudige aanvullingen op de bestaande management informatie rapportages kan al een groot effect hebben op de leesbaarheid en daarmee effectiviteit van deze rapportages.

Toezichthouders

Laatst kreeg ik een mooi voorbeeld hiervan te zien tijdens een vergadering met een Raad van Toezicht. Er werd een overzicht gepresenteerd van de acht meest belangrijke KPI’s. De ontwikkeling van deze KPI’s waren allemaal in een grafiekvorm weergegeven op één A-4! Het effect was fantastisch. In plaats van de gebruikelijke uitleg van de financiële cijfers van een uur, werd er direct inhoudelijk gediscussieerd over de trends en ontwikkelingen binnen deze KPI’s. Het gesprek ging direct al over mogelijke acties om sommige ontwikkelingen verder te stimuleren en ook hoe andere trends omgebogen of opgevangen konden worden. De werkelijkheid áchter de cijfers was meteen al duidelijk en het werd een van de meest effectieve Raad van Toezicht vergaderingen die ik tot nu toe heb meegemaakt.

Mocht u na het lezen van dit artikel ook willen weten wat er binnen uw organisatie mogelijk is, dan ga ik daarover graag het gesprek met u aan. Wellicht dat we gezamenlijk ervoor kunnen zorgen dat u weer met interesse uw management rapportage leest.

Mascha Heijmans, 17 mei 2019.